PRIVACYBELEID – DE INKOM VZW

Ledenapp en digitaal ledenportaal

Versie: 2.0

Laatst bijgewerkt: 11 oktober 2026

Website: https://ledendeinkom.com

1. Inleiding

De Inkom vzw hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van haar leden, gezinnen, vrijwilligers, medewerkers en aangesloten organisaties.

Dit privacybeleid beschrijft hoe persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt, bewaard en beschermd bij het gebruik van de officiële ledenapp en het digitale ledenportaal van De Inkom vzw.

Wij streven naar een veilige, transparante en toegankelijke digitale dienstverlening, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De Inkom vzw

Rode Kruisplein 12/1

3940 Hechtel-Eksel

België

Ondernemingsnummer: BE1022.810.362

Telefoon: +32 11 12 78 18

E-mail: info@deinkom.be

Website: https://www.deinkom.be

Contact voor privacyvragen:

info@ledendeinkom.com

De Inkom vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het ledenportaal, voor zover zij de doeleinden en middelen van die verwerking bepaalt.

3. Voor wie is de app bedoeld?

De ledenapp en het digitale ledenportaal zijn bedoeld voor:

• Individuele leden van De Inkom vzw.

• Gezinnen en gekoppelde gezinsleden.

• Personen die een sociaal lidmaatschap aanvragen.

• Organisaties die personen ondersteunen of begeleiden.

• Vrijwilligers, medewerkers en bevoegde beheerders.

• Personen die zich aanmelden voor activiteiten, evenementen of sociale voordelen.

De beschikbare functies hangen af van het type account en de toegekende toegangsrechten.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik kunnen wij de volgende gegevens verwerken.

Identificatie- en contactgegevens

Naam, voornaam, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, adres en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor registratie of dienstverlening.

Account- en lidmaatschapsgegevens

Accountidentificatie, ledennummer, digitale ledenpas, lidmaatschapsstatus, gebruikersrol, toegangsrechten en gekoppelde gezins- of organisatieaccounts.

Wachtwoorden dienen op een veilige manier te worden verwerkt en opgeslagen.

Gegevens voor sociaal lidmaatschap

Bij de aanvraag van sociale voordelen kunnen gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om de voorwaarden te controleren.

Dit kan informatie omvatten over een verhoogde tegemoetkoming, inkomenssituatie, budgetbeheer, invaliditeit of een andere relevante sociale situatie.

In bepaalde gevallen kunnen bewijsstukken bijzondere categorieën persoonsgegevens bevatten, waaronder gezondheidsgegevens.

Dergelijke gegevens mogen uitsluitend worden verwerkt wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond en, indien vereist, een toepasselijke uitzondering onder artikel 9 AVG bestaat.

Activiteiten en inschrijvingen

Gegevens over aanmeldingen, inschrijvingen, ticketaanvragen, deelname, wachtlijsten en administratieve opvolging.

Gezins- en organisatiegegevens

Gegevens over de relatie tussen gekoppelde personen en de organisatie of het gezin waartoe zij behoren.

Communicatiegegevens

Berichten, vragen, klachten, aanvragen en andere informatie die een gebruiker vrijwillig verstrekt.

Technische gegevens

Voor de werking en beveiliging kunnen technische gegevens worden verwerkt, waaronder IP-adres, apparaatgegevens, technische foutmeldingen, sessiegegevens en logbestanden.

Wanneer pushmeldingen technisch worden ondersteund en geactiveerd, kunnen ook apparaat- of notificatietokens worden verwerkt.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts.

• Het controleren en beheren van lidmaatschappen.

• Het aanbieden van digitale ledenpassen.

• Het beoordelen van aanvragen voor sociaal lidmaatschap.

• Het behandelen van ticketaanvragen en inschrijvingen.

• Het ondersteunen van gezinnen en aangesloten organisaties.

• Het informeren van gebruikers over activiteiten en dienstverlening.

• Het beantwoorden van vragen en behandelen van klachten.

• Het beveiligen van het platform en voorkomen van misbruik.

• Het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de oorspronkelijke verzameling zonder daarvoor een geldige juridische basis te hebben.

6. Rechtsgrond voor verwerking

Afhankelijk van de concrete verwerking baseren wij ons op:

Uitvoering van een overeenkomst: wanneer gegevens noodzakelijk zijn voor het aanbieden en beheren van een lidmaatschap of aangevraagde dienstverlening.

Wettelijke verplichting: wanneer wij bepaalde gegevens moeten verwerken of bewaren op grond van toepasselijke wetgeving.

Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor proportionele beveiligingsmaatregelen, fraudepreventie en administratieve organisatie, rekening houdend met de rechten van betrokkenen.

Toestemming: wanneer een verwerking specifieke toestemming vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde facultatieve communicatie.

Voor bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, moet naast een rechtsgrond uit artikel 6 AVG ook een toepasselijke voorwaarde uit artikel 9 AVG bestaan.

Waar uitdrukkelijke toestemming de gekozen voorwaarde is, moet deze vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig worden verkregen.

7. Digitale ledenpas en registratie

Binnen het ledenportaal kan een digitale ledenpas worden aangeboden waarmee het lidmaatschap kan worden gecontroleerd.

De digitale pas kan een barcode, QR-code of andere unieke identificatie bevatten.

Bij het gebruik van een pas kunnen gegevens worden verwerkt over het moment van registratie, de betrokken locatie en de uitgevoerde handeling.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de toepasselijke administratieve en organisatorische doeleinden.

8. Camera en bestandsuploads

De app kan cameratoegang gebruiken voor functies zoals het scannen van barcodes en QR-codes of het fotograferen van bewijsstukken.

Gebruikers kunnen eveneens bestanden selecteren om documenten bij hun aanvraag toe te voegen.

Camera- en bestandstoegang worden uitsluitend gebruikt voor functies waarvoor deze toegang noodzakelijk is.

De Inkom vzw gebruikt deze toegang niet voor permanente observatie of het ongevraagd verzamelen van persoonlijke foto's.

9. Pushmeldingen en communicatie

Wanneer pushmeldingen beschikbaar en geactiveerd zijn, kunnen gebruikers meldingen ontvangen over:

• Nieuwe activiteiten en evenementen.

• Beschikbare sociale voordelen en ticketmogelijkheden.

• Belangrijke wijzigingen en aankondigingen.

• Lidmaatschaps- en registratiegerelateerde informatie.

Gebruikers kunnen pushmeldingen beheren via de instellingen van hun toestel.

Voor facultatieve promotionele communicatie respecteren wij de toepasselijke toestemmings- en uitschrijvingsregels.

10. Gezinnen en organisaties

Het platform kan toestaan dat gezinsleden aan elkaar worden gekoppeld of dat bevoegde organisaties meerdere personen beheren.

Een organisatie of begeleider mag uitsluitend toegang krijgen tot persoonsgegevens wanneer hiervoor een geldige bevoegdheid en een rechtmatige verwerkingsgrond bestaat.

De Inkom vzw hanteert rolgebonden toegang om te beperken welke gegevens gebruikers en beheerders kunnen raadplegen of aanpassen.

Bij gegevens van minderjarigen en kwetsbare personen wordt bijzondere aandacht besteed aan vertegenwoordiging, noodzakelijkheid en vertrouwelijkheid.

11. Delen van persoonsgegevens

De Inkom vzw verkoopt geen persoonsgegevens.

Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk en rechtmatig, worden gedeeld met:

• Bevoegde medewerkers en vrijwilligers.

• Organisaties of begeleiders met passende toegangsrechten.

• Dienstverleners voor hosting, beveiliging, authenticatie, bestandsopslag en communicatie.

• Partners die betrokken zijn bij een aangevraagde activiteit of dienstverlening, voor zover gegevensdeling noodzakelijk en toegestaan is.

• Bevoegde overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting bestaat.

Met externe partijen worden waar nodig verwerkersovereenkomsten en passende afspraken over gegevensbescherming gesloten.

12. Internationale doorgifte

Bij het gebruik van externe technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens mogelijk buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of toepasselijke standaardcontractbepalingen, aangevuld met bijkomende waarborgen waar noodzakelijk.

Informatie over concrete internationale doorgiften kan worden opgevraagd via ons privacycontact.

13. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Bij het bepalen van de bewaartermijn houden wij rekening met:

• De duur van het lidmaatschap of de dienstverlening.

• De noodzaak om aanvragen, inschrijvingen en voordelen administratief op te volgen.

• Wettelijke bewaarplichten.

• De noodzaak om geschillen of klachten af te handelen.

• De gevoeligheid van de gegevens en het risico van langdurige bewaring.

Bewijsstukken voor sociale voorwaarden worden niet langer bewaard dan nodig voor de beoordeling, controle en eventuele rechtmatig vereiste verantwoording.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd, behoudens wettelijke uitzonderingen.

14. Beveiliging

De Inkom vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Daarbij besteden wij aandacht aan:

• Beveiligde verbindingen.

• Authenticatie en accountbeveiliging.

• Rolgebonden toegangsrechten.

• Beperking van administratieve toegang.

• Bescherming van geüploade documenten.

• Registratie en onderzoek van beveiligingsincidenten.

• Passende afspraken met technische dienstverleners.

Geen enkel digitaal systeem kan een absoluut veiligheidsrisico uitsluiten.

Gebruikers worden aangemoedigd hun inloggegevens vertrouwelijk te houden.

15. Accountverwijdering

Gebruikers kunnen een verzoek indienen om hun account en de daaraan verbonden persoonsgegevens te verwijderen.

Een verwijderingsverzoek indienen:

Stuur een e-mail naar info@ledendeinkom.com met als onderwerp 'Verwijdering ledenaccount'.

Vermeld het e-mailadres dat aan het account gekoppeld is.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren.

Na verificatie beoordelen en behandelen wij het verzoek overeenkomstig de AVG.

Gegevens die niet langer noodzakelijk zijn en waarvoor geen geldige grond voor verdere bewaring bestaat, worden verwijderd of geanonimiseerd.

Bepaalde informatie kan tijdelijk behouden blijven indien dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

Een accountverwijdering kan tot gevolg hebben dat de digitale ledenpas en bepaalde diensten niet meer beschikbaar zijn.

16. Rechten van gebruikers

Onder de AVG hebben betrokkenen, voor zover van toepassing, het recht op:

• Inzage in hun persoonsgegevens.

• Verbetering van onjuiste gegevens.

• Verwijdering van gegevens.

• Beperking van de verwerking.

• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

• Overdraagbaarheid van gegevens.

• Intrekking van eerder gegeven toestemming.

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@ledendeinkom.com.

Wij beantwoorden verzoeken in beginsel binnen één maand, overeenkomstig de wettelijke bepalingen.

17. Minderjarigen

Het ledenportaal kan gegevens van minderjarigen verwerken in het kader van gezinslidmaatschappen, activiteiten en sociale dienstverlening.

Wanneer noodzakelijk gebeurt dit via een ouder, wettelijke vertegenwoordiger of een daartoe bevoegde begeleidende organisatie.

Wij beperken de verwerking tot wat noodzakelijk en rechtmatig is en besteden bijzondere aandacht aan de bescherming van minderjarigen.

18. Cookies en technische opslag

Het ledenportaal kan gebruikmaken van cookies, sessieopslag of vergelijkbare technologieën die noodzakelijk zijn voor aanmelding, beveiliging en de werking van het platform.

Voor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technologieën wordt toestemming gevraagd wanneer dit wettelijk vereist is.

19. Klachten

Wie meent dat persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan contact opnemen met De Inkom vzw.

Daarnaast bestaat het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

20. Wijzigingen aan het privacybeleid

De Inkom vzw kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, technische werking of wetgeving verandert.

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers op passende wijze.

De meest recente versie wordt publiek beschikbaar gesteld via de officiële website of het ledenportaal.

21. Contact

Voor vragen, klachten of verzoeken over persoonsgegevens:

De Inkom vzw

Rode Kruisplein 12/1

3940 Hechtel-Eksel

België

E-mail: info@ledendeinkom.com

Website: https://www.deinkom.be

Ledenportaal: https://ledendeinkom.com

De Inkom vzw – Samen maken we deelnemen mogelijk.